Oodi word-malleille

Joillekin asioille hyvänä toimivuuden mittarina voidaan pitää sitä, kuinka huomaamattomia ne ovat. Esimerkiksi hampaiden terveys ja käyttöliittymäsuunnittelu ovat usein sitä paremmalla tolalla mitä vähemmän niihin joutuu kiinnittämään huomiota. Samaan kategoriaan kuuluu myös asiakirjojen luonti. Asiakirjojen ei tulisi olla itseisarvoja vaan tarjousten, sopimusten, tiedottamisen ym. välineitä, ja niiden luonnin pitäisi olla niin automatisoitu, että se ei ole edes tunnistettava vaihe prosessissa.

Vakiomuotoinen asiakirja yhdellä klikkauksella – liian hyvää ollakseen totta?

Microsoftin ratkaisu tähän on Dynamics CRM 2016-version myötä julkaistut Word-mallit, jotka ovatkin nousseet henkilökohtaiseksi suosikikseni viimeisimmän version uudistuksista. Jo ollessaan vielä pilkahdus Microsoftin silmäkulmassa toiminto sai lempinimen ”1-Click Document Generation”, koska vakiomuotoisen asiakirjan voi ladata päätietueen lomakkeen yläpalkista vain yhdellä klikkauksella. Kuulostaako liian hyvältä ollakseen totta? (Sitä se onkin, sillä todellisuudessa klikkauksia vaaditaan kokonaista 3!)

Vakiomuotoisen asiakirjan voi ladata päätietueen lomakkeen yläpalkista vain yhdellä klikkauksella. Kuulostaako liian hyvältä ollakseen totta? Sitä se onkin, sillä todellisuudessa klikkauksia vaaditaan kokonaista 3!

Varasitko koko päivän tarjouksen muotoiluun? Nosta jalat pöydälle ja anna asiakirjojen virrata CRM:stä yhdellä klikkauksella!

Ota huomioon ennen käyttöönottoa:

Word-malleissa on kuitenkin joitain rajoitteita, joiden vaikutukset omiin pohjiin on hyvä ottaa huomioon ennen käyttöönottoa:
1. Vaikka alisteisia tietueita voi luupata, niin lähdetietueita ei voi olla useampi kuin yksi kerrallaan. Tähän odotamme kehitystiimiltä muutosta sormet ristissä.
2. Nykyisellään CRM ei tarjoa minkäänlaista versionhallintaa dokumenttipohjille eli kerran järjestelmään ladattua pohjaa ei enää saa ulos muokattavassa muodossa.
3. Liittyvien entiteettien välinen suhde ei voi olla syvempi kuin 1:N, N:N tai N:1, mikä tarkoittaa käytännössä sitä, että tarjoukselle saa tulostettua tietoa tarjoustuotteelta, mutta ei enää tarjoustuotteeseen liittyvältä olemassa olevalta tuotteelta.

 

Word-mallien mahdollisuudet:

Blogit ja Youtube ovat jo pullollaan ohjeita ja tutoriaaleja Word-mallien tekemiseen (Microsoftin ohje- ja koulutussivu , Biz Aid – Learn Dynamics CRM YouTube), joten sen sijaan että kertoisin vielä kerran miten pohjia tehdään, kerron mitä me olemme pohjilla tehneet. Olemme ehtineet hyödyntää asiakirjamalleja jo hintatiedotteissa, asiakaskirjepohjissa ja tarjouksissa. Voimme esimerkiksi lisätä pohjaan asiakkaan yhteyspäällikön kuvan lisäämällä entityimage-kentän kuvaformaatissa.

Työnkulut avuksi automatisointiin

Tarjoustuotteen luuppaamisen toteutimme tekemällä tarvittavista kentistä taulukkorivin ja säätämällä tarjoustuotteen toistuvaksi. Halutessaan asiakirjoja voi jopa luoda ja tallentaa kohteen muistiinpanoihin tai lähettää sähköpostitse täysin automatisoidusti työnkulkujen avulla!

Valitsitpa dokumentin luomisen manuaalisesti tai työnkululla, se tapahtuu todella nopeasti ja luotettavasti.

Käsi ylös kenellä on vielä ikävä mail merge –kikkailua? Ei meilläkään. Lataa alta valmis tervetuliaiskirjepohja uudelle asiakkaalle ole hyvä, ja totea toiminnon näppäryys itse!


word_2013_iconLataa tästä docx-tiedosto