Kokemuksia Sharepointista

Kokemuksia Sharepointista

Fenixläisen omakohtaista ajatuksenvirtaa koskien Sharepoint-käyttööonottoa.

Otimme yrityksessämme hiljattain käyttöön SharePoint Onlinen osana Office 365-pakettia. SharePoint herätti luottamuksen ensisilmäyksestä lähtien selkeällä, Microsoftin tuttua ja turvallista linjaa noudattavalla käyttöliittymällään. Ilokseni luin myöhemmin SharePointin nettisivuilta vaistoni osuneen oikeaan: luotettavuuteen on myös todellisuudessa panostettu hajauttamalla palvelinkeskuksia, usein otettavilla varmuuskopioilla, ensiluokkaisilla järjestelmänpalautusominaisuuksilla ja palvelinten ympärivuorokautisella valvonnalla.

Ensimmäisenä minua luonnollisesti kiinnosti, miten SharePoint pelaa yhteen organisaatiomme keskeisimmän työkalun, Microsoft Dynamics CRM:n, kanssa. Sain huomata, että vain muutamalla klikkauksella pystyn navigoimaan aloitussivulta tiettyyn asiakkaaseen liittyviin tiedostoihin. SharePoint-tiedoston liitetystä näkymästä pääsee esikatselun lisäksi muokkaamaan tiedostoja, luomaan uusia (Word-, Excel-, PowerPoint- ja OneNote-)tiedostoja ja lataamaan tiedostoja omalle palvelimelle. Liitetyn näkymän yläpuolella komeili ”Avaa SharePoint” –nappi, jonka tiesin heti tulevan olemaan aktiivisessa käytössä.

Sharepoint_01

SharePointin omassa käyttöliittymässä navigointi on järjestetty listaksi sivun vasempaan reunaan, ja yläpalkista aukeaa Office-työkaluja aiemmin käyttäneelle tuttuun tapaan hallintapaneeli. Erinomaisen hyödylliseksi toiminnoksi koen Kirjasto-välilehden ”lähetä linkki kirjastoon s-postitse”, jonka ansiosta ei tarvitse enää metsästää lähetettävää tiedostoa oman tietokoneen kansioviidakosta eikä täyttää vastaanottajan sähköpostikansiota tarpeettomasti liite-tiedostoilla. Samalta välilehdeltä on mahdollista lisätä kirjastolle työnkulkuja ja synkronoida kohteita Outlookin kanssa – etenkin jälkimmäisen kokeilu on lisättävä välittömästi työlistalle, sillä Outlook lienee seuraavaksi eniten työssä käyttämäni sovellus Dynamics CRM:n jälkeen.

Tiedostot-välilehdeltä löytyy paljon samoja toimintoja kuin CRM:n puolelta ja uutena ”Jaa”, jonka avulla voi kutsua muita käyttäjiä lukemaan tai muokkaamaan valittuja tiedostoja. Mielestäni käytettävyyttä parantaa myös se, että tiedostojen lataaminen koneelta näkymään onnistuu ajanhengen mukaisesti raahaamalla sen koneelta ikkunaan.

Sharepoint_02

CRM:n kautta navigointi on kyllä tehokasta, silloin kun etsii tietyn asiakkaan tiedostoja, mutta entäs me joilla on aina kymmenen rautaa tulessa ja saa olla tyytyväinen, jos muistaa entiteettityypin? Ratkaisu on ”Sivuston sisältö” -osio, jonne voi perustaa lomakekirjaston vaikka jokaiselle oman CRM-ympäristön entiteetille, ja niputtaa ”Mahdollisuudet” ja ”Artikkelit” omiin kirjastoihinsa. Silloin kun olen saanut päähäni vain tiedostonimen tai osan siitä, minut on pelastanut koko sivuston kattava hakua käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa.

Itse käytän SharePointia pääasiassa dokumenttien säilömiseen turvallisessa ja loogisessa paikassa, josta paitsi minä itse myös työkaverit löytävät ne käden käänteessä. SharePoint Onlinea käytetään ulkoverkosta käsin, mikä tekee siitä optimaalisen ratkaisun keskisuurille tai suurille organisaatioille, joilla on useampia fyysisiä toimipisteitä, ja tehostaa etätöiden tekemistä. Interaktiivisuudessa SharePoint päihittää verkkolevyt ja muut ratkaisut mennen tullen Jaa-toimintosa ansiosta. Tulevaisuudessa aion antaa myös SharePointin mobiili-versiolle mahdollisuuden.

SharePointin tarkoitus on tehostaa (työyhteisön) dokumenttien hallintaa – ja sen se juuri tekee. Yhdessä CRM-integraation kanssa se muodostaa helposti hallittavan kokonaisuuden, joka aukeaa yhdellä ja samalla käyttäjälisenssillä. SharePoint tarjoaa monia hyödyllisiä toimintoja paketoituna selkeään käyttöliittymään, johon pääsee jyvälle heti esimmäisellä käyttökerralla.

By |2017-03-22T08:33:32+00:0004.11.2015|Blogi|

About the Author:

Fenix
Fenix Solutions on energinen teknologiatalo, joka on erikoistunut liiketoiminnan kehittämistä tukeviin Microsoft Dynamics CRM- ja Power BI sekä Data Analytics-toimituksiin, markkinoinnin automaation järjestelmänä toimitamme ClickDimensions -ohjelmaa. Kaikenkokoisille yrityksille ja organisaatioille – toimialariippumattomasti. Toimintamme ydin on tuottaa kasvua ja tulosta asiakkaillemme. Autamme hyödyntämään markkinoihin, ihmisiin, asiakkuusprosesseihin ja -teknologioihin liittyvät mahdollisuudet. Kohtaamme asiakkaamme aina yksilöinä, ja oman kehitystyömme avulla pystymme tarjoamaan aina nopean käyttöönoton sekä asiakkaan tarpeita vastaavan ratkaisun. Kykymme tuottaa arvoa perustuu vahvaan liiketoimintalähtöiseen ajatteluun. Tiimiimme kuuluu liiketoiminnassa kannuksensa ansainneita strategian, johtamisen ja kaupallistamisen ammattilaisia sekä intohimoisia tietojärjestelmien kehittäjiä. Fenixläiset ammentavat voimansa liiketoiminnan ja Microsoft teknologioiden osaamisesta sekä aidosta uteliaisuudesta liiketoiminnan kehittämiseen. Olemme Microsoft Gold Partner.