CRM-vinkit: kenttien lisääminen sähköposteihin

Kenttien lisääminen sähköposteihin (Dynamics CRM)

Kenttien lisääminen sähköposteihin CRM:n omilla työvälineillä on yleensä melko rajoittunutta. Tässä blogissa tutustumme lyhyesti sähköpostimallien ja toimintojen maailmaan. Tavoitteena on lähettää sähköposti, jossa on paljon dynaamista tietoa viestin vastaanottavasta asiakkaasta.

Dynamics CRM Sähköpostimallit

Sähköpostimallit tarjoavat yksinkertaisen tavan toteuttaa uudelleen käytettävä sähköpostipohja. Valitettavasti yksinkertainen tarkoittaa tässä kohtaa hyvinkin rajoittunutta dynaamisten kenttien suhteen. Käytännössä, jos luot esimerkiksi asiakkaaseen liittyvän sähköpostin, niin saat käyttöösi vain käyttäjän, asiakkaan ja asiakkaaseen liittyvän pääyhteyshenkilön kentät lisättäväksi.

Esimerkki sähköpostimallista, joka on luotu asiakkaalle

Dynamics CRM toiminnot (action)

Toiminnot (’Action’) taas ovat monimutkaisempia pääkäyttäjän ominaisuuksia, ja niiden avulla pääsemme hyvinkin pitkälle sähköpostien lähettämisessä. Tässä tapauksessa kiinnosti mahdollisuus lisätä mistä tahansa liittyvästä entiteetistä tietoa. Toimintojen luonti tapahtuu samasta paikasta kuin työnkulkujen luonti, oletuksena Asetukset -> Prosessit. Erona on luonnin alussa valittava kategoria – ei luoda työnkulkua, vaan toiminto. Käytännössä, jos työnkulut ovat tuttuja, niin osaat luoda toimintojakin. Esimerkissä on luotu asiakkaaseen liittyvä toiminto.

Uuden toiminnon luonti, alhaalla näkyy sähköpostin lähetys

Sähköpostin luontisivu

Mahdolliset entiteetit, joista hakea tietoa. Kaikki Account-entiteettiin liittyvät entiteetit ovat saatavilla

Dynamics CRM toimintojen parametrit ja toiminnon kutsuminen

Mutta, entä jos haluaa hakea viestiin vielä kauempaa tietoja? Se on myöhemmän blogin aihe, mutta tässä kohtaa kerrottakoon, että toimintojen parametrien avulla voidaan tuoda vieläkin kauempaa kuin pelkästään asiakkaan ja asiakkaaseen liittyvistä tietueista tietoa.

Toiminnon kutsuminen taas onnistuu mistä tahansa, esimerkiksi työnkulun avulla. Tässä tilanteessa loimme työnkulun tilaukselle, joka käynnisti esimerkkitoimintomme tilauksen asiakkaalle.

Tilaukseen liittyvä työnkulku, joka käynnistyy tilauksen luonnin yhteydessä. Kutsuu aiemmin luotua toimintoa

Lopputuloksena asiakkaan yhteyshenkilölle lähtee sähköposti, johon voimme vapaasti laittaa dynaamisia tietoja.

Jos samaa sähköpostia pitäisi käyttää eri tilanteissa, niin voimme käyttää samaa toimintoa eri lähteistä. Esimerkiksi haluamme, että sama sähköposti lähtee myös, kun asiakas maksaa laskun – tätä varten luomme toisen työnkulun, joka käynnistyy halutussa tilanteessa ja kutsutaan jälleen toimintoa. Sähköpostin ylläpito pysyy kuitenkin yhdessä paikassa ja saamme uudelleen käytettyä samaa sähköpostia useammassa eri tilanteessa.

By |2018-09-10T13:38:58+00:0028.8.2018|Blogi, CRM-vinkit|

About the Author:

Tuomas Nummelin
Tuomas Nummelin on ollut Fenixillä vuodesta 2011 lähtien ja toimii Fenixin System Specialist -tehtävissä. ”Olen vähän vanhemman kaartin CRM -asiantuntija, ja olen päässyt seuraamaan CRM:n kehitystä versiosta 2011 eteenpäin. Jatkuva uuden opettelu on jännittävää ja odotan innolla CRM:n uusimpia kehityspolkuja, niin Microsoftin virallista kehitystä kuin myös uusimpien tekniikoiden käyttöä asiakkaiden hyväksi”.